フィットネス 10店舗以上

各店舗の予約・決済・顧客管理を一つに効率化。運用支援で全店導入もスムーズに

REAL WORKOUT
中川さま

REAL WORKOUTさまについて

通いやすい低価格な回数券で、長期継続的に体づくりができるパーソナルジム

REAL WORKOUTは、「パーソナルトレーニングを全ての人に」をコンセプトとした長期継続型のパーソナルジムです。短期集中型のジムが多い中で、少しずつ自分のペースを掴みながら体づくりをしていけるよう、通いやすいように低価格な回数券を用意しています。

ただ、トレーニングをライフサイクルの中に入れるのって結構大変です。そのため、トレーナーはお客さまに寄り添い、トレーニングを軸に生活リズムが決まっていくよう先導し管理しています。実際に半年プランを契約されているお客さまは、全体の約8割です。さらにその中の約3割の方は半年以上通ってくださっています。

また、通いやすい価格設定にしているのもあり、お客さまの年齢層は10代から年配までさまざまです。街ごとの特性もありますが、幅広い年齢層の方に通っていただいています。

STORES 予約を導入していただいた決め手

業務効率化の実現と開発スピードの速さが導入の決め手

新規顧客につながる無料体験予約では、予約受付の7割が個別対応だったので、スタッフの負担が大きい上に、日程が確定するまでのやり取りの間にお客さまが離脱してしまうのではという懸念がありました。既存のお客さまの予約に関しては、担当トレーナーがLINEで予約を受け付けて、Googleカレンダーに入力していました。1トレーナーが、30〜40名を担当するので、入力間違えなどのヒューマンエラーが発生することもあります。また、セッション中は返信ができないので、お客さまは予定を組めません。

このような、予約や顧客管理の課題を効率化できることに加え、開発スピードの早さが導入の決め手です。STORES 側で既に検討している機能の中で、REAL WORKOUT側の要望を少し優先的に開発検討をしていただき、迅速に実現してくれる点にとても魅力を感じました。

予約者向けアプリがあることも、魅力の一つです。パーソナルトレーニングを日常の習慣に取り込むためには、日々の予約が取りやすく操作がかんたんであることが必要です。LINE上での予約申請だと、お客さまはトレーナーから連絡が来るまで予約が確定できなかったり、別の予定が入ってしまってトレーニングの予定が組めなかったりします。予約者向けアプリがあることで、お客さまはいつでもどこでも好きなタイミングで、かつ少ない操作で予約をすることが可能です。

また、セキュリティ面の強化が実現できることも大きいです。もともと管理していたスプレッドシートは、トレーナーなら誰でも見ることができるので、セキュリティ面の不安がありました。そういったこともあり、STORES 予約を導入しました。

STORES 予約を導入して感じたこと

予約や回数券の管理が大幅改善。トレーニング以外にかかっていた工数がスマートに

導入したことで効率化され、便利になったことは2つあります。

一つは決済です。STORES 予約の導入前は、店舗にて決済端末を活用し支払いをしていただいていましたが、お客さまがクレジットカードを忘れてしまうことが多くありました。システムを導入したことで、ネット上で決済ができるようになったので助かっています。

そして最も効率化できた部分は、予約と回数券の管理です。予約システムを導入したことで、お客さまはトレーナーを介さずに好きなタイミングで予約やキャンセル、変更ができます。そのため、予約が確定するまでのラリーをなくすことができました。

さらに、STORES 予約なら予約者アプリがあるので、ブラウザを開く必要がなく、少ないステップで予約が可能です。いつでもどこでも予約や確認ができるので、実際にお客さまから「予約が楽になった」というお声をいただいており、顧客満足度の向上にもつながったと感じます。

トレーナー側からも、今までは予約受付作業の負担が大きかったが、STORES 予約を導入したことで効率化できたという意見をもらいました。

管理者側もアプリがあるので、パソコンを持ち歩かなくても、スマートフォンからいつでもどこでも、その日のレッスン予定を一目で確認できるので助かっています。

効率化できた回数券の管理

回数券の管理では、回数券の消化の管理が、より厳密にできるようになりました。導入前は、スケジュールを確認するGoogleカレンダーと、顧客情報を管理していたスプレッドシートに回数券の残数を記入し管理をしていましたが、記入漏れがあると目視で数えての確認が必要になります。回数が多くなると数え間違いが発生し、決済日に決済忘れをしてしまうことが多発していました。

自動で反映されて、ログをすぐ確認できるようになったのは、助かっています。予約数や回数券の残数の可視化がしやすくなって状態チェックに使えるなど、トレーニング以外にかかっていたいろんな工数がかなりスマートになりました。

多店舗管理する上での、STORES 予約の使い勝手

組織管理者機能でロイヤリティの計算がかんたんに

フィットネス業界の人間はITツールに馴染みがあまりないのですが、その中で使いやすさを感じてスムーズに活用できているトレーナーが多いです。それにより、本部側の教育コストと、トレーナーの負担を減らすことができました。STORES 予約は、店舗数が85店舗目くらいで導入されましたが、それまでは、トレーナーへの教育では、使用していたツール全てを覚えてもらう必要があったんです。 STORES 予約を導入したことで、予約・決済・会員情報の管理方法において覚えることが減り、トレーナーの心理的負担を減らせました。

また、導入の決め手となった開発スピードについても、チャレンジングな機能の追加をしていただいて、ありがたいです。

組織管理者アカウントから各店舗の予約状況や売上情報を確認でき、各店舗アカウントへシームレスにログインができる、「組織管理者機能」が助かっています。

それまでは各店舗が管理をしているスプレッドシートで、売上情報や予約数の状況を確認する必要がありました。組織管理者機能のおかげで、本部スタッフはシームレスに各店舗へアクセスし、情報を確認できるようになったので、重宝しています。組織管理者機能の分析ページでは、売上や予約の動向をグラフで確認することが可能です。複数店舗を運営しているFCオーナーさんにも組織管理者アカウントを発行し、各店舗の分析や管理するのに活用いただいています。FCオーナーさんからは、店舗の動向を管理しやすくなったという声をいただきました。

また、予約履歴を一括ダウンロードすることが可能です。本部では毎月月末にダウンロードし、無料体験が何件あったか確認しています。そこからロイヤリティの計算ができるので、楽になりました。

サポート体制について

本部だけでなく、加盟店にも寄り添いサポートしてくれる運用体制

現場でどのような業務が行われているのか理解を深めるために、まずはいろんな店舗へ訪問してトレーナーさんのお話をヒアリングしてくだいました。店舗訪問に重きを置いて、実際に使っている生の人の声を聞きにいっているのは、とてもいいなと思いましたね。

ITツールに馴染みのないトレーナーに、どうスムーズに使ってもらうか、どうシステムを浸透させるのかはかなりハードルが高いものでした。導入することが決まってから、担当の柳さんはかなりリソースを割いてくれて、12月の途中から1月末まで週2回、トレーナーに向けたオンライン説明会を開催してくれたんです。

導入後もさまざまな相談をさせていただいています。以前、管理者アプリの通知に関して、要望をお伝えしたことがあります。直ぐに対応は難しいとご回答をいただいた上で、代替手段として柳さんがGAS（Googleの提供するサービスと連携して利用するためのプログラミング言語）を書いてSlackに通知させる仕組みをつくってくれました。

導入してからも継続して、何かあればすぐ連絡し確認ができているので、助かっています。